Combien de temps dois-je conserver mes factures ?

10 ans selon l'article L.123-22 du Code de commerce pour les pièces comptables. Le Livre des procédures fiscales (LPF) impose 6 ans pour les besoins de contrôle TVA. La pratique recommande 10 ans dans tous les cas. Pour les factures électroniques, l'archivage doit être effectué dans le format original (Factur-X PDF/A-3 + XML embarqué), pas seulement une copie scannée.

Qu'est-ce que la norme NF Z 42-013 ?

C'est la norme française d'archivage électronique à valeur probante, publiée par l'AFNOR. Elle définit les exigences pour qu'un archivage électronique soit reconnu juridiquement comme équivalent à un archivage papier. Trois grandes familles : intégrité (le document ne peut être modifié), traçabilité (toute action est enregistrée), pérennité (le document reste accessible et lisible pendant la durée de conservation).

Puis-je archiver mes factures sur mon disque dur ?

Légalement, oui, à condition de satisfaire les 3 critères (inaltérabilité, lisibilité, identité d'origine). En pratique, c'est très risqué : disque qui crashe, ordinateur volé, pas de sauvegarde, format de fichier obsolète dans 10 ans. Un coffre-fort numérique conforme NF Z 42-013 est largement plus fiable et coûte moins de 5 €/mois pour une TPE.

Que se passe-t-il en cas de contrôle fiscal ?

Le vérificateur peut exiger la restitution complète de vos factures émises et reçues sur la période contrôlée, dans le format légal (Factur-X original avec XML embarqué). Si vous ne pouvez pas les fournir, il peut considérer les factures comme non valables, refuser la déduction de TVA en amont, et appliquer un redressement avec majorations. C'est le risque qui justifie un coffre-fort fiable.

Faut-il imprimer les factures électroniques ?

Non. Une facture électronique conservée correctement (PDF/A-3 + XML, archivage conforme) a la même valeur juridique qu'une facture papier. L'impression n'apporte aucune valeur supplémentaire et coûte du papier, du temps et du stockage physique. La DGFiP encourage l'archivage 100 % numérique pour les pièces fiscales.

Archivage fiscal des factures électroniques : 10 ans, NF Z 42-013

Les durées légales d’archivage

Plusieurs textes encadrent la durée de conservation des factures, selon leur nature :

Type de pièce	Durée	Texte de référence
Factures émises et reçues	10 ans	Article L.123-22 du Code de commerce
Pièces fiscales (TVA)	6 ans	Article L.102 B du LPF
Pièces sociales (paie, cotisations)	5 ans	Article L.3243-4 du Code du travail
Documents commerciaux (contrats, devis)	5 ans	Article 2224 du Code civil
Pièces de propriété (titres, brevets)	À vie	Code de la propriété intellectuelle

La règle pratique : 10 ans pour toutes les factures, ce qui couvre toutes les obligations dans une seule durée. C’est la durée appliquée par défaut dans OrgaVision et la plupart des logiciels conformes.

Archiver seulement le PDF visuel sans le fichier de données structurées embarqué. Sans ces données, votre archive n'est plus conforme et la déduction de TVA peut être refusée lors d'un contrôle.

Les 3 conditions de l’archivage légal

Pour qu’un archivage électronique soit reconnu comme équivalent à un archivage papier, il doit satisfaire trois critères cumulatifs définis par l’article L.102 B du LPF :

1. Inaltérabilité

La facture ne peut pas être modifiée après émission. Toute correction doit passer par un avoir et une nouvelle facture. Concrètement, cela signifie :

Pas d’écrasement : impossible de remplacer un fichier par une nouvelle version
Horodatage : chaque action sur la facture est enregistrée avec date et utilisateur
Hashage : empreinte cryptographique calculée à l’émission, vérifiable à tout moment

OrgaVision applique ces trois mécanismes : chaque facture finalisée reçoit un hash SHA-256 stocké côté PA, et toute tentative de modification crée automatiquement un avoir.

2. Lisibilité

La facture doit rester lisible pendant toute la durée d’archivage (10 ans). Cela impose :

Format pérenne : PDF/A-3 (norme ISO) garantit la lisibilité long-terme
Polices intégrées : pas de dépendance à une police installée sur l’ordinateur
Profil colorimétrique : couleurs identiques quel que soit l’écran ou l’imprimante
Pas de scripts : aucun JavaScript ou contenu actif

Le format Factur-X est par construction conforme à PDF/A-3, donc parfaitement adapté à l’archivage 10 ans.

3. Identité d’origine

On doit pouvoir prouver que la facture provient bien de l’émetteur déclaré. Trois moyens :

Signature électronique qualifiée : apposée par votre PA au moment de l’émission
Horodatage qualifié : preuve cryptographique de la date d’émission
Cycle de vie tracé : chaque transition est enregistrée avec l’identité de l’auteur

Le passage par une PA certifiée couvre automatiquement ce critère.

La norme NF Z 42-013

Publiée par l’AFNOR, la norme NF Z 42-013 définit les exigences techniques et organisationnelles pour un système d’archivage électronique à valeur probante. Elle est devenue le standard de référence pour les coffres-forts numériques en France.

Les 6 piliers de la norme

Conservation pérenne : pendant la durée légale, sans perte d’information
Intégrité : aucune modification possible, traçabilité complète
Sécurité : protection contre les accès non autorisés
Confidentialité : chiffrement au repos et en transit
Restitution : capacité à restituer les documents dans leur format original
Traçabilité : journal d’événements horodaté et inaltérable

Les opérateurs certifiés

Plusieurs prestataires sont certifiés NF Z 42-013 en France :

CDC Arkhinéo (Caisse des Dépôts) — historique
Docaposte (groupe La Poste)
Tessi, Cegedim, Quadient
Coffre-forts intégrés : OrgaVision intègre un coffre-fort partenaire NF Z 42-013

Pour une TPE ou PME, choisir un éditeur qui intègre un coffre-fort certifié dans son offre évite d’avoir à gérer un prestataire séparé. C’est l’approche d’OrgaVision : le coffre-fort est inclus dans le socle, sans coût additionnel.

Le coffre-fort numérique OrgaVision

Pour chaque facture émise et reçue dans OrgaVision, le système :

Applique un hash SHA-256 sur le fichier Factur-X complet
Apposeur la signature électronique de la PA partenaire
Stocke le fichier sur 3 sites en Union européenne (réplication automatique)
Enregistre un journal d’événements (création, transmission, modifications de statut)
Garantit la conservation pendant 10 ans minimum
Permet la restitution sous tout format demandé en cas de contrôle (FEC, ZIP, PDF individuels)

Tout cela en arrière-plan, sans aucune action de l’utilisateur.

Restitution en cas de contrôle fiscal

En cas de demande de l’administration, vous pouvez générer en un clic :

Export FEC complet conforme à l’arrêté du 29 juillet 2013
Archive ZIP avec toutes les factures Factur-X originales (PDF + XML)
Journal d’événements détaillé pour chaque facture (cycle de vie)
Attestation de conformité signée par la PA confirmant l’intégrité des archives

L’export se fait depuis le menu « Coffre-fort numérique » et prend quelques minutes selon le volume.

Coût

Le coffre-fort numérique conforme NF Z 42-013 est inclus dans le socle OrgaVision (à partir de 14 €/mois). Pas de coût additionnel par facture archivée, pas de seuil de volume.

À titre de comparaison, un coffre-fort numérique séparé chez un prestataire spécialisé coûte généralement 30 à 100 €/mois pour une PME.

Choisir un éditeur qui inclut un coffre-fort certifié dans son offre (norme NF Z 42-013) évite de gérer un prestataire séparé et peut faire économiser 30 à 100 €/mois pour une PME.

Les erreurs à ne pas commettre

1. Archiver seulement le PDF visuel sans le XML

C’est l’erreur la plus fréquente. Le PDF Factur-X est lisible, donc on a tendance à n’archiver que lui. Mais le XML embarqué fait partie intégrante de la facture légale. Sans le XML, votre archive n’est plus conforme.

Solution : archiver le fichier Factur-X complet (PDF + XML embarqué) dans son format original.

2. Stocker les factures sur un disque dur local

Sans réplication, sans intégrité vérifiable, sans pérennité garantie. Au moindre incident (disque qui crashe, ordinateur volé, ransomware), vous perdez tout.

Solution : utiliser un coffre-fort numérique conforme NF Z 42-013, intégré ou séparé.

3. Convertir les factures dans un autre format

Convertir un Factur-X en PDF simple ou en image perd l’identité d’origine. La signature électronique et le XML structuré disparaissent. L’archive devient non conforme.

Solution : conserver le fichier dans son format original, sans transformation.

4. Supprimer les factures après 5 ans

Le LPF impose 6 ans, mais le Code de commerce impose 10 ans. La pratique recommande toujours 10 ans pour couvrir tous les cas.

Solution : appliquer la durée maximale (10 ans) par défaut.

5. Ignorer les statuts cycle de vie

Les transitions de statuts (Approuvée, Refusée, Encaissée) font partie intégrante de la traçabilité fiscale. Conserver seulement la facture sans son journal d’événements crée un trou dans l’historique.

Solution : archiver le bundle complet (facture + journal d’événements + statuts).

Conclusion

L’archivage légal est un sujet austère mais critique. Une PME qui investit 5 000 € pour se mettre en conformité 2026 mais qui néglige l’archivage prend le risque d’un redressement de plusieurs centaines de milliers d’euros lors d’un contrôle.

OrgaVision intègre l’archivage NF Z 42-013 dans le socle, sans surcoût. C’est l’une des raisons pour lesquelles le service est plus complet que la moyenne du marché.

Archivage fiscal 10 ans