Quels statuts sont obligatoires ?

Quatre statuts sont obligatoires selon le cahier des charges DGFiP : « Déposée » (la facture est arrivée sur la PA de l'émetteur), « Rejetée par la plateforme » (non conforme), « Refusée » par le destinataire, et « Encaissée » (paiement complet). Ces quatre statuts doivent être remontés à la DGFiP par toutes les PA. Les 10 autres sont recommandés mais pas obligatoires.

Que se passe-t-il si mon client refuse une facture ?

Si le destinataire passe la facture au statut « Refusée », vous recevez immédiatement la notification dans votre tableau de bord avec le motif (litige, prix incorrect, prestation non rendue). Vous devez soit corriger la facture et la réémettre, soit émettre un avoir et discuter avec le client. La facture refusée n'est pas considérée comme valide fiscalement tant que le litige n'est pas résolu.

Quand la TVA devient-elle exigible ?

Pour les biens : à la livraison (statut « Reçue » ou équivalent). Pour les prestations de services : à l'encaissement (statut « Encaissée »), sauf option pour les débits qui aligne sur la facturation. Le statut cycle de vie permet de tracer précisément ce moment, ce qui simplifie vos déclarations TVA mensuelles ou trimestrielles.

Mon client peut-il suspendre une facture ?

Oui, le statut « Suspendue » permet au destinataire d'indiquer qu'il a besoin d'informations complémentaires avant de valider (par exemple : pièce justificative manquante, attente d'un bon de commande). La facture reste dans son périmètre, le compteur de paiement n'est pas démarré. Vous voyez le statut dans votre tableau de bord et pouvez fournir les éléments demandés.

Combien de temps prend le cycle de vie complet ?

Cela dépend du destinataire. Techniquement, le passage par les statuts « Déposée → Transmise → Reçue » se fait en quelques secondes. L'« Approbation » dépend du workflow interne du client (de quelques heures à plusieurs semaines selon les organisations). L'« Encaissée » dépend des conditions de paiement contractuelles (30, 45, 60 jours).

Cycle de vie d'une facture électronique : les 14 statuts

Pourquoi un cycle de vie ?

Avant la réforme, une facture papier ou PDF avait deux états possibles dans la pratique : envoyée et payée. Tout ce qui se passait entre les deux (réception, validation, contestation, mise en attente) était invisible pour l’émetteur, qui se contentait de relancer en aveugle quand le délai de paiement approchait.

La facturation électronique change tout. Chaque transition par laquelle passe la facture est horodatée et tracée, remontée à votre PA, partagée avec vous en temps réel. Vous ne pilotez plus à l’aveugle — vous voyez exactement où en est chaque facture chez chaque client.

C’est aussi un outil de traçabilité fiscale : la DGFiP peut désormais vérifier en temps réel que les flux entre entreprises sont déclarés cohéremment. L’écart entre la TVA collectée déclarée et la TVA réellement facturée diminue mécaniquement.

Avant la réforme : envoyée puis payée. Plus rien entre les deux. Désormais, chaque transition est horodatée. Vous voyez exactement où en est chaque facture chez chaque client, sans relancer dans le vide.

Les 4 statuts obligatoires

Ces quatre statuts DOIVENT être remontés à la DGFiP par toutes les PA. C’est non négociable, prévu par le cahier des charges officiel.

Déposée

La facture vient d’être reçue par la PA de l’émetteur. Elle a passé les contrôles de format (Factur-X / UBL valide), mais n’a pas encore été transmise au destinataire. Statut transitoire d’environ 1 seconde.

Rejetée par la plateforme

La PA a rejeté la facture pour non-conformité technique : format invalide, mentions obligatoires manquantes (numéro de TVA intracommunautaire, date d’émission, mention du régime fiscal), SIREN destinataire inconnu dans l’annuaire PPF. L’émetteur doit corriger et renvoyer.

Refusée

La facture a été reçue par le destinataire qui la rejette explicitement. Motif obligatoire : litige commercial, prix incorrect, prestation non rendue, doublon. L’émetteur doit soit corriger la facture, soit émettre un avoir et négocier avec le client. Une facture refusée n’est pas considérée comme valide fiscalement tant que le litige n’est pas résolu.

Encaissée

Le paiement a été reçu en totalité. C’est le déclencheur de l’exigibilité TVA pour les prestations de services (sauf option pour les débits). Pour vos déclarations TVA, ce statut alimente automatiquement votre déclaration mensuelle ou trimestrielle.

Les 10 statuts recommandés

Ces statuts ne sont pas obligatoires au sens strict du cahier des charges, mais ils enrichissent considérablement le cycle de vie. La plupart des PA les implémentent par défaut.

Mise à disposition

Statut intermédiaire entre Déposée et Reçue : la facture est arrivée sur la PA du destinataire, qui s’apprête à la remettre dans son logiciel. Quelques secondes maximum.

Prise en charge

Le destinataire a téléchargé la facture dans son logiciel comptable. Cela signifie qu’elle est entrée dans le workflow de traitement (validation, comptabilisation).

Approuvée

Le destinataire valide la facture sans contestation. C’est le déclencheur du paiement à l’échéance contractuelle. La facture est verrouillée dans la comptabilité du client.

Approuvée partiellement

Le destinataire valide une partie de la facture (par exemple : 8 lignes sur 10) et rejette le reste. Vous devez émettre un avoir partiel pour les lignes refusées et conserver les autres. Statut peu utilisé en pratique mais utile pour les contrats complexes.

En litige

Le destinataire estime qu’il y a un désaccord commercial mais ne refuse pas formellement. Indique qu’une discussion est en cours. Permet de geler le compteur de paiement le temps de résoudre.

Suspendue

Le destinataire a besoin d’informations complémentaires (pièce justificative, bon de commande, mise à jour des coordonnées). La facture est mise en pause. L’émetteur doit fournir les éléments demandés.

Réceptionnée

Confirme que le destinataire a bien réceptionné la facture (action explicite, distincte de l’arrivée automatique). Utile dans les contrats où la réception déclenche un workflow spécifique.

Comptabilisée

Le destinataire a comptabilisé la facture dans son ERP / logiciel comptable. C’est généralement déclenché par l’export en compta ou par la passation manuelle de l’écriture.

Paiement transmis

L’ordre de paiement a été transmis à la banque par le destinataire. Pas encore encaissé chez vous, mais en cours de virement.

Paiement encaissé partiellement

Vous avez reçu une partie du paiement (par exemple : 50 % d’acompte sur une facture de situation BTP). Le compteur de solde restant est mis à jour.

Les conséquences fiscales du cycle de vie

Pour la TVA, deux statuts sont déclencheurs :

Type d’opération	Statut déclencheur	Conséquence
Vente de biens	Reçue (à la livraison)	TVA exigible le mois de livraison
Prestation de services	Encaissée	TVA exigible le mois d’encaissement
Prestation de services (option débits)	Approuvée	TVA exigible le mois de facturation
Avoir / annulation	Refusée ou Approuvée + avoir	Régularisation TVA en moins

Cette automatisation supprime les ambiguïtés qui existaient avant la réforme. Plus besoin de pointer manuellement les paiements pour calibrer la TVA exigible : votre logiciel le fait pour vous, à partir des statuts cycle de vie remontés par la PA.

Comment OrgaVision affiche les statuts

Sur chaque facture émise ou reçue, OrgaVision affiche un timeline visuel avec les 14 statuts. Chaque statut est horodaté, avec :

L’heure exacte de la transition
L’identifiant de l’utilisateur ou du système qui a déclenché le passage
Le motif éventuel (en cas de refus ou suspension)
La pièce justificative jointe (en cas de mise à jour de la facture)

Vous pouvez filtrer votre tableau de bord par statut : « Toutes les factures en attente d’approbation depuis plus de 7 jours », « Toutes les factures refusées ce mois-ci », « Toutes les factures encaissées non encore comptabilisées ». C’est un outil de pilotage extrêmement puissant pour le suivi cash-flow et la relance.

Notifications automatiques

À chaque changement de statut, OrgaVision peut envoyer :

Une notification in-app à l’utilisateur émetteur
Un email récapitulatif quotidien (statuts modifiés dans la journée)
Un push mobile pour les transitions critiques (Refusée, Encaissée)

Vous configurez vous-même les seuils et les destinataires depuis les préférences utilisateur.

Filtrez votre tableau de bord par statut : « factures en attente d'approbation depuis plus de 7 jours », « refusées ce mois », « encaissées non comptabilisées ». L'outil de relance le plus précis jamais conçu pour les PME.

Relances automatiques par statut

OrgaVision permet de configurer des relances automatiques sur la base des statuts :

Statut « Approuvée » depuis plus de 30 jours → email de rappel d’échéance
Statut « Approuvée » depuis plus de 45 jours → email de relance + appel téléphonique programmé
Statut « Suspendue » depuis plus de 7 jours → email demandant l’élément bloquant

Vous gagnez en réactivité sans surcharger votre équipe administrative.

En résumé

Les 14 statuts du cycle de vie sont la colonne vertébrale opérationnelle de la facturation électronique. Bien exploités, ils transforment radicalement votre gestion :

Vision en temps réel sur chaque facture
Automatisation des relances et des écritures comptables
Traçabilité fiscale complète pour la TVA
Pilotage cash-flow précis

Pour comprendre comment ces statuts s’articulent avec l’archivage légal, lisez Archivage fiscal 10 ans. Pour découvrir le rôle de la PA dans tout cela, Plateforme Agréée.

Le cycle de vie 14 statuts