La traçabilité lot, sans la paperasse
Pour les PME industrielles agro-alimentaires, pharma-light, cosmétiques ou agroalimentaires, la traçabilité lot n’est pas une option. C’est une obligation réglementaire (ISO 22000, BRC, IFS, GMP) ET un argument commercial (vos clients distributeurs exigent un dossier lot exportable en 24h en cas d’incident).
Le problème : la traçabilité fait perdre 1 demi-journée par semaine à un atelier moyen qui la gère en mode Excel + papier. Quand l’auditeur arrive, c’est encore pire : 2 à 3 jours de préparation manuelle, des dossiers reconstitués à la main, des contrôles qualité retrouvés dans des classeurs.
OrgaVision change ce paradigme : la traçabilité devient un sous-produit automatique de la production. Aucune saisie supplémentaire pour les opérateurs. Aucun classeur à tenir. Le dossier lot s’exporte en PDF en 30 secondes, complet, daté, signé électroniquement.
La mécanique du lot
Quand vous lancez un OF dans OrgaVision, le système attribue automatiquement un numéro de lot interne au produit fini qui sera fabriqué (format paramétrable : AAAA-MM-JJ-XXX, ou votre format historique).
À chaque consommation de composant, OrgaVision enregistre :
- Le numéro de lot fournisseur du composant consommé (saisi à la réception)
- La quantité consommée
- L’opérateur qui a effectué la consommation
- L’horodatage à la seconde près
À chaque opération de la recette, OrgaVision enregistre :
- L’opérateur qui a réalisé l’opération
- L’heure de début et l’heure de fin
- La machine ou le poste de travail utilisé
- Le contrôle qualité associé (paramètre mesuré, valeur, conformité)
À la fin de l’OF, le produit fini porte son numéro de lot, et OrgaVision a constitué automatiquement la piste d’audit complète : du composant matière première au produit fini livré au client.
L’export du dossier lot
Quand un client distributeur demande le dossier lot d’un produit livré, vous tapez le numéro de lot dans OrgaVision et vous cliquez sur « Export PDF complet ». Le document généré contient :
- L’identification du produit fini : code article, désignation, quantité fabriquée, date de fabrication
- La liste des composants consommés avec leurs lots fournisseurs respectifs
- La gamme opératoire effectivement réalisée (recette V2, V3, etc.) avec les opérateurs et horodatages
- Les contrôles qualité effectués avec paramètres, valeurs mesurées et conformités
- Les non-conformités éventuelles et leurs traitements correctifs
- Les fiches techniques des composants critiques (analyses fournisseur, certificats matière)
- La signature électronique du responsable qualité ayant validé le lot
Ce PDF est conforme aux exigences ISO 22000, BRC, IFS, GMP. Il peut être transmis directement au client ou à l’auditeur sans modification.
Le retrait fournisseur
C’est le scénario qui rend la traçabilité non-négociable. Un fournisseur vous prévient qu’un de ses lots est défectueux (contamination microbio, présence allergène non déclaré, défaut technique critique). Vous devez identifier en urgence :
- Tous les OF qui ont consommé ce lot fournisseur
- Tous les produits finis générés par ces OF
- Tous les bons de livraison qui ont expédié ces produits
- Tous les clients impactés (avec leurs coordonnées de contact)
- Tous les stocks restants à bloquer (entrepôts, magasins, retours)
En mode Excel + papier, ce travail prend 2 jours minimum, avec un risque d’oubli (les OF mal documentés, les bons de livraison perdus, les clients changés depuis).
En OrgaVision, vous saisissez le numéro de lot fournisseur et vous cliquez sur « Remontée traçabilité ». En 2 minutes, le système affiche :
- La liste des OF impactés (avec dates, quantités, statuts)
- La liste des produits finis fabriqués (avec lots OrgaVision attribués)
- La liste des bons de livraison expédiés (avec clients destinataires)
- La liste des clients à prévenir (avec emails et téléphones)
- La liste des stocks restants à bloquer (avec emplacements physiques)
Vous générez en un clic un email de notification à tous les clients impactés (template paramétrable) et un PDF synthèse pour l’autorité réglementaire (DGCCRF en France).
Les contrôles qualité paramétrés
Pour chaque opération de la recette, vous définissez les contrôles qualité requis. Exemples :
| Opération | Contrôle | Tolérance | Référence |
|---|---|---|---|
| Découpe acier inox | Dimension | 250 mm ± 0,5 mm | Plan T-2412 |
| Cuisson conserve | Température cœur | 85-95 °C pendant 4 min | Procédure HACCP-12 |
| Mélange pâtisserie | pH | 4,5-5,2 | Norme interne QA-08 |
| Montage hydraulique | Couple serrage | 12-15 Nm | Spec fournisseur F1 |
| Conditionnement final | Poids unitaire | 250 g ± 5 g | Cahier des charges client C2 |
L’opérateur saisit le résultat sur sa tablette atelier au moment de l’opération. Si la valeur est dans la tolérance, l’OF continue normalement. Si la valeur est hors tolérance, OrgaVision déclenche automatiquement :
- Une alerte non-conformité
- La mise en pause de l’OF
- Une notification au responsable qualité
- La création d’une fiche non-conformité dans le module qualité
- Le blocage des stocks générés par cet OF jusqu’à validation
Cette mécanique garantit qu’aucun produit non-conforme ne sort de l’atelier sans décision documentée.
Les non-conformités et leur traitement
Une non-conformité dans OrgaVision est tracée du début à la fin :
- Détection : qui a détecté, quand, dans quelle opération
- Description : que s’est-il passé exactement (texte libre + photos)
- Décision : rebut, retouche, dérogation, livraison conditionnelle
- Action corrective : que faut-il modifier dans la recette / la procédure pour éviter la récurrence
- Validation : qui a validé la décision (responsable qualité, direction, client)
- Suivi : la non-conformité s’est-elle reproduite après l’action corrective
Le rapport non-conformités annuel est exportable en PDF pour les audits ISO 9001 et ISO 22000. Vous démontrez à l’auditeur que vous traitez sérieusement les écarts qualité et que vous améliorez continument vos procédures.
La conservation des archives
Les archives traçabilité d’OrgaVision sont conservées 10 ans en stockage actif (consultables instantanément). Cette durée correspond :
- À la durée légale ISO 22000 (10 ans pour les denrées non périssables)
- Au délai de prescription en cas de litige consommateur (10 ans pour les vices cachés)
- Aux exigences habituelles des audits IFS Food et BRC
Au-delà des 10 ans, les archives basculent en stockage froid (consultables sous 24h sur demande) pour les durées spécifiques imposées par certains marchés :
- Pharma léger en France : 30 ans après la dernière fabrication du lot
- Marchés publics santé : 15 ans après la fin du marché
- Composants aéronautiques certifiés : 30 ans après la mise en service
Le stockage est inclus dans l’abonnement OrgaVision sans surcoût, sur infrastructure souveraine française (hébergement DGFiP de la couche e-invoicing, serveurs OVH dédiés pour les données métier).
L’audit ISO 22000 / BRC / IFS
Le jour de l’audit, l’auditeur va vous demander :
- La traçabilité d’un lot précis qu’il choisit au hasard parmi vos livraisons des 6 derniers mois
- Le rapport non-conformités de l’année écoulée
- Les contrôles qualité d’un type d’opération spécifique
- La preuve de formation de vos opérateurs sur les procédures sécurité
- Le plan HACCP avec ses analyses de dangers et points critiques
Avec OrgaVision, vous exportez chacun de ces éléments en moins de 2 minutes, en PDF horodaté et signé. L’auditeur n’a rien à reconstituer manuellement, vous n’avez rien préparé en amont. L’audit dure 4 heures au lieu de 8, vous économisez une journée par an.
C’est le retour d’expérience d’une conserverie en Bretagne : passé de 2 jours de préparation audit + 1 journée d’audit en mode Excel à 0 préparation + 4 heures d’audit avec OrgaVision. Soit 3 jours/an économisés sur ce seul scénario.