Le suivi de chantier sans WhatsApp
Dans 80 % des PME BTP françaises, le suivi de chantier vit dans 4 endroits :
- WhatsApp : groupes par chantier où on échange photos et commentaires (mais on perd tout après 30 jours)
- Téléphones perso : photos prises par les ouvriers qu’il faut leur demander d’envoyer
- Carnet papier : journal de chantier rempli à la main par le chef d’équipe
- Excel hebdo : récapitulatif heures + dépenses fait par la secrétaire le vendredi
Résultat : aucune visibilité temps réel. Quand un client appelle pour demander où en est le chantier, vous mettez 30 minutes à reconstituer la réponse. Quand un litige éclate sur la qualité de l’exécution, vous n’avez pas de preuves. Quand vous voulez analyser pourquoi tel chantier est en perte, vous ne pouvez pas isoler la cause.
OrgaVision change radicalement cette mécanique : tout passe par l’app mobile, tout est horodaté, tout est géolocalisé, tout est partagé en temps réel entre équipe terrain, bureau et client. La visibilité passe de « j’ai aucune idée » à « je sais exactement où on en est sur les 12 chantiers actifs ».
Le pointage GPS : précision et conformité
Le pointage GPS sur smartphone est l’innovation qui change la vie d’une PME BTP. Au lieu de bulletins papier ressaisis en fin de mois (avec 5-10 % d’erreurs typiques), chaque ouvrier pointe en 2 secondes :
Le matin (arrivée chantier)
L’ouvrier ouvre l’app OrgaVision, voit le chantier du jour préchargé (selon son planning), appuie sur « Démarrer ». Le GPS du smartphone enregistre :
- L’heure exacte de début (ex : 7h52)
- La position GPS (à 5-10 m près)
- Le chantier auquel le pointage est attribué
- L’identité de l’ouvrier
Si l’ouvrier est à plus de 100 m du chantier prévu, l’app affiche une alerte (« Vous semblez être hors chantier — confirmer ? »). Cela évite les erreurs (oubli de changer de chantier) ou les abus (pointage depuis chez soi).
Pendant la journée
Aucune action requise sauf :
- Pause déjeuner : appui sur « Pause » (auto-décompté)
- Changement de chantier dans la journée : pointage de fin chantier 1 + démarrage chantier 2
- Évacuation pour intempéries : pointage spécifique tracé pour la convention BTP
Le soir (départ chantier)
L’ouvrier appuie sur « Terminer ». Le GPS enregistre l’heure et la position. Le total des heures du jour est calculé automatiquement, avec déduction de la pause déjeuner.
Les calculs automatiques
OrgaVision calcule en temps réel :
- Heures normales (35h/semaine ou selon convention BTP)
- Heures supplémentaires 25 % (8 premières)
- Heures supplémentaires 50 % (au-delà)
- Majoration nuit (21h-6h) si applicable
- Majoration weekend (samedi 25 %, dimanche 50 %)
- Panier repas (forfait 9,90 € si chantier > 10 km du siège, présence > 6h)
- Indemnités trajet (1-30 km, 30-50 km, etc.)
- Indemnités intempéries (jours déclarés intempéries par le chef)
À la fin du mois, le bulletin de paie est pré-rempli automatiquement. Votre cabinet expert-comptable BTP valide en 30 minutes au lieu de 2 jours sous Sage Paie BTP.
La conformité CNIL
Le pointage GPS est un traitement de données personnelles, donc soumis au RGPD et à la doctrine CNIL. OrgaVision génère automatiquement :
- Notice individuelle à signer par chaque salarié, expliquant le traitement, les finalités (paie, suivi marges), la durée de conservation (3 ans), les droits du salarié
- Accord d’équipe ou avenant règlement intérieur à signer par les représentants du personnel (ou tous les salariés si moins de 11)
- Registre des traitements mis à jour automatiquement (article 30 RGPD)
- Limitation technique du pointage aux heures de travail (pas de tracking le soir/weekend)
- Transparence côté salarié : chaque salarié voit son propre historique et peut le contester
Cette conformité préventive évite les sanctions CNIL (jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires en cas de manquement grave) et rassure les salariés sur l’usage raisonnable de leurs données.
Les photos chantier géolocalisées
Le téléphone des ouvriers devient l’appareil photo officiel du chantier. Chaque photo prise via l’app OrgaVision est automatiquement :
- Géolocalisée (GPS + nom du chantier auto-attribué)
- Horodatée (à la seconde)
- Attribuée à un auteur (l’ouvrier qui a pris la photo)
- Catégorisée (libre : « démolition », « avant peinture », « non-conformité », « livraison matériau »)
- Synchronisée instantanément avec le bureau et le portail client
Vous arrêtez les photos perdues sur les téléphones perso, les WhatsApp qui s’effacent, les noms de fichier illisibles. Tout est centralisé, indexé, recherchable.
Les usages typiques
- Avancement chantier : photos hebdomadaires de chaque phase, partage automatique au client
- Avant/après : photos de l’état initial vs résultat final pour vos plaquettes commerciales
- Non-conformités : photo + commentaire envoyé immédiatement au chef de chantier pour décision
- Livraisons matériau : photo bon de livraison + matériau livré, pour rapprochement comptable
- Sécurité : photos d’EPI portés par les ouvriers (preuve en cas d’inspection travail)
- Litiges client : preuve horodatée géolocalisée d’une intervention contestée
L’archivage légal 10 ans
Toutes les photos sont conservées 10 ans en stockage actif (consultables instantanément). Cette durée correspond au délai de la garantie décennale (article 1792 du Code civil) : si un client conteste 9 ans après la réception, vous avez les preuves photographiques de l’exécution conforme.
L’archivage est inclus dans l’abonnement OrgaVision sans surcoût, sur infrastructure souveraine française.
Le journal de chantier numérique
Le journal de chantier est obligatoire sur les chantiers d’une certaine taille (loi MOP, marchés publics) et fortement recommandé sur tous les autres. OrgaVision le génère automatiquement à partir des données collectées :
- Pointages équipe (qui était présent, combien d’heures)
- Photos prises (avec heures et auteurs)
- Événements déclarés (intempéries, livraisons, visites client, contrôles)
- Avancement par phase (% complétion)
- Problèmes rencontrés (non-conformités, retards, litiges)
Le journal est consultable en ligne par le client (vue lecture-seule via portail), exportable en PDF pour les marchés publics, archivé 10 ans.
Le compte rendu automatique hebdomadaire
Tous les vendredis (ou la fréquence que vous choisissez), OrgaVision génère un compte rendu d’avancement envoyé automatiquement au client par email. Il contient :
- Photos de la semaine (sélectionnées automatiquement, modifiables manuellement)
- Avancement par phase (% complété cette semaine)
- Heures consommées (sans détail des montants pour ne pas dévoiler vos marges)
- Événements de la semaine (retards, demandes client, livraisons)
- Prochaine étape prévue
- Lien vers le portail client OrgaVision pour voir le détail
Cette mécanique élimine les SMS quotidiens du client (« où on en est ? »). Le client est informé proactivement, vous gardez le contrôle de la communication, et la qualité perçue de votre service monte d’un cran.
Le portail client lecture-seule
Chaque chantier dispose d’un portail client dédié. Le client se connecte avec un lien unique (pas de mot de passe), voit :
- L’avancement par phase (vue Gantt simplifiée)
- Les photos chronologiques
- Le journal de chantier (événements + comptes rendus)
- Les documents partagés (devis signé, situations facturées, attestations TVA, garantie décennale)
- Une section commentaires (le client peut poser des questions, vous répondez en mode chat)
Cette transparence rassure le client (il sait ce qui se passe sans avoir à appeler) et vous fait gagner du temps (moins d’appels téléphoniques pour des questions de routine).
La gestion des sous-traitants
Pour les PME BTP avec sous-traitance régulière, OrgaVision permet d’ajouter chaque sous-traitant comme utilisateur externe au chantier (mode invité). Le sous-traitant peut :
- Pointer ses propres heures (avec attribution au chantier)
- Prendre des photos (intégrées au journal commun)
- Déclarer son avancement
- Recevoir les comptes rendus
Le décompte de paiement du sous-traitant est calculé automatiquement à partir de ses pointages et de ses bons de commande. Plus de détails sur la gestion sous-traitance →
Le mode offline
Sur les chantiers sans réseau (sous-sols, zones rurales), l’app OrgaVision fonctionne en mode offline :
- Les pointages sont enregistrés localement
- Les photos sont stockées localement
- Les saisies de journal sont mises en file d’attente
- Tout se synchronise dès reconnexion (4G, Wi-Fi)
Vous ne perdez aucune donnée même sur des chantiers complètement coupés du réseau. Les données sont chiffrées localement (AES-256) pour respecter le RGPD même en cas de perte du téléphone.